Elektroniczny dziennik budowy EDB jest urzędowym dokumentem służącym do rejestrowania przebiegu robót oraz zdarzeń ważnych dla ich oceny technicznej. Co więcej, nie trzeba już pisać, że kiedyś stanie się obowiązkowy. Zgodnie z aktualnym Prawem budowlanym dziennik papierowy można wydawać do 31 grudnia 2031 r., natomiast od 1 stycznia 2032 r. nowe dzienniki dla robót wymagających ich prowadzenia będą co do zasady wydawane elektronicznie.
Jednocześnie sama zmiana nośnika nie zastępuje rzetelnej dokumentacji. Dlatego w tym poradniku wyjaśniam, kto występuje o EDB, jaki organ go wydaje, kto odpowiada za prowadzenie oraz jak opisywać roboty instalacyjne. Ponadto pokazuję, kiedy wpis albo skan potwierdza istnienie protokołu, lecz nie zastępuje odrębnego dokumentu wymaganego prawem, projektem lub procedurą odbiorową.
Elektroniczny dziennik budowy EDB – co zmienia 1 stycznia 2032 r.?
Przede wszystkim datę graniczną zmieniła ustawa z 4 grudnia 2025 r., opublikowana jako Dz.U. 2025 poz. 1847. W rezultacie nowe brzmienie art. 47v Prawa budowlanego przesunęło końcowy termin wydawania papierowych dzienników na 31 grudnia 2031 r. Dlatego od następnego dnia właściwy organ nie będzie już co do zasady wydawał nowego dziennika papierowego.
Co istotne, oficjalny komunikat GUNB wskazuje 1 stycznia 2032 r. jako datę obowiązkowego stosowania EDB dla robót, dla których dziennik jest wymagany. Jednak przy inwestycji rozpoczętej wcześniej trzeba odróżnić obowiązek wydania nowego dziennika od kontynuacji już wydanego tomu. Dlatego przed zmianą formy należy sprawdzić numer dziennika, stan wpisów oraz podstawę prowadzenia robót.
„Dziennik budowy w postaci papierowej wydaje się do dnia 31 grudnia 2031 r.”
Interpretacja autora: przede wszystkim przepis mówi o wydawaniu dziennika, a nie o skasowaniu prawidłowo prowadzonego papierowego dokumentu. Dlatego inwestor nie powinien samodzielnie zamykać tomu tylko z powodu daty. Jeżeli natomiast wybierze przejście do EDB, musi zastosować procedurę z art. 47k.
Przykład z praktyki: przykładowo budowa rozpoczęta w 2031 r. może mieć dziennik papierowy wydany przed końcem roku. Z kolei inwestycja rozpoczynana w lutym 2032 r. otrzyma już dziennik elektroniczny, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek.
Czym jest EDB i jakie przepisy regulują jego prowadzenie?
Przede wszystkim Prawo budowlane określa dziennik budowy jako dokument urzędowy. Wpisy mają zatem odtwarzać rzeczywisty przebieg robót, a nie tworzyć późniejszą kronikę przygotowaną przed odbiorem. Jednocześnie system EDB jest narzędziem teleinformatycznym do wydawania i prowadzenia elektronicznych dzienników. Ponadto jego zabezpieczenia mają chronić dane przed zmianą i utratą oraz zapewniać rozliczalność wpisów.
Kiedy można uzyskać elektroniczny dziennik budowy EDB?
Dlatego stwierdzenie, że EDB można założyć wyłącznie po uzyskaniu pozwolenia na budowę, jest zbyt wąskie. Co więcej, o wydanie dziennika występuje inwestor, lecz podstawą mogą być także inne rozstrzygnięcia albo skuteczne zgłoszenie. Organ wydaje dziennik w terminie trzech dni roboczych, jednak nie wcześniej niż w dniu, w którym decyzja stała się wykonalna albo inwestor nabył prawo wykonywania robót na podstawie zgłoszenia.
„O wydanie dziennika budowy występuje inwestor.”
Interpretacja autora: inwestor składa wniosek, ale dziennika nie „wydaje sobie” sam. W przypadku EDB właściwy organ zapewnia natomiast inwestorowi dostęp do dziennika w systemie i nadaje mu indywidualny numer.
Przykład z praktyki: przykładowo inwestor wykonuje sieć na podstawie skutecznego zgłoszenia i potrzebuje dziennika. Następnie we wniosku podaje organ przyjmujący zgłoszenie, datę, dane inwestora oraz adres e-mail. Natomiast organ sprawdza, czy prawo wykonywania robót zostało już nabyte.
Kto wydaje, a kto prowadzi elektroniczny dziennik budowy EDB?
W praktyce słowa „zakłada”, „wydaje” i „prowadzi” bywają używane zamiennie, chociaż oznaczają różne czynności. Dlatego warto przypisać każdą z nich do właściwej osoby lub organu. Dzięki temu nie powstaje sytuacja, w której wykonawca prowadzi prywatną kronikę robót, a ustawowy kierownik budowy nie kontroluje oficjalnego dziennika.
Jak nadaje się role i dostęp w systemie EDB?
Przed rozpoczęciem robót inwestor wskazuje kierownika budowy, a w razie powołania także inspektora nadzoru inwestorskiego i projektanta sprawującego nadzór autorski. Z kolei inwestor albo kierownik budowy wskazuje kierownika robót przed rozpoczęciem zakresu, za który ta osoba ma odpowiadać. W EDB czynności te wykonuje się za pomocą funkcji systemu, natomiast wskazana osoba potwierdza przyjęcie roli.
Jeżeli uczestnik przestaje pełnić funkcję, powinien opisać stan zaawansowania i zabezpieczenia robót. Następnie nowa osoba potwierdza przejęcie obowiązków oraz podaje numer uprawnień. Co ważne, uczestnik pozbawiony przez inwestora dostępu do EDB może jeszcze dokonać wpisu w terminie 14 dni od odebrania dostępu.
Jak prowadzić elektroniczny dziennik budowy EDB?
Przede wszystkim rozporządzenie wymaga, aby z wpisów wynikała kolejność robót, zdarzeń i okoliczności ważnych dla oceny technicznej. Dlatego wpis powinien powstać na bieżąco i odpowiadać rzeczywistemu etapowi budowy. Ponadto każdy wpis zawiera datę oraz dane i funkcję osoby, która go dokonuje, a w EDB zostaje uwierzytelniony przez zalogowanego użytkownika.
Jak poprawić błędny wpis w EDB?
Co ważne, wprowadzonego wpisu nie poprawia się tak, aby zniknęła jego pierwotna treść. Zamiast tego należy dodać kolejny wpis z prawidłową informacją i uzasadnieniem zmiany. Dzięki temu zachowana pozostaje chronologia oraz odpowiedzialność autora.
„Należy dokonać kolejnego wpisu […] z uzasadnieniem wprowadzonej zmiany.”
Interpretacja autora: przede wszystkim nowy wpis nie służy do wygładzenia niewygodnej historii, lecz do jawnego sprostowania. Dlatego powinien wskazywać, który wcześniejszy wpis koryguje, jaka treść jest właściwa i dlaczego wystąpiła pomyłka.
Przykład z praktyki: przykładowo kierownik omyłkowo wpisał średnicę DN 100 zamiast DN 150. Następnie dodaje sprostowanie z numerem wcześniejszego wpisu, właściwą średnicą i wyjaśnieniem, że pomyłka miała charakter pisarski.
Przykład wpisu o robotach instalacyjnych
Dobry wpis nie musi być długi, ale powinien być możliwy do zweryfikowania. Dlatego zamiast hasła „zakończono instalację” warto połączyć opis wykonania, kontrolę i decyzję w jednym logicznym zapisie.
„05.09.2026 r. Zakończono montaż poziomu instalacji wody zimnej WZ-1 w strefie osi A–D/1–4 na poziomie −1, z rur PE100-RC 63 × 5,8 mm, zgodnie z rysunkiem IS-07, rew. 2. Przeprowadzono próbę ciśnieniową odcinka od węzła W1 do pionu PW3. Wynik pozytywny; protokół nr IS/PC/18/2026 znajduje się w zbiorze protokołów odbiorowych. Połączenia sprawdzono przed wykonaniem izolacji i zabudowy. Inspektor nadzoru dopuścił odcinek do dalszych robót.”
W tym przykładzie można ustalić datę, miejsce, materiał, wymiar, dokument projektowy, granice badania, numer protokołu oraz decyzję odbiorową. Natomiast fotografia samej rury nie przekazałaby żadnej z tych informacji w sposób pewny.
Czy wpis lub skan w EDB zastępuje odrębny protokół?
Nie można przyjąć takiej uniwersalnej zasady. Rozporządzenie stanowi, że protokoły związane z robotami wpisuje się do dziennika. Jednocześnie dopuszcza sporządzanie ich na oddzielnych arkuszach, które dołącza się do dziennika albo przechowuje w odrębnym zbiorze, odnotowanym w dzienniku. Zatem forma dokumentowania zależy również od przepisu szczególnego, projektu, procedury badania i wymagań kontraktowych.
Jak dokumentować roboty instalacyjne krok po kroku?
W praktyce dla instalacji sanitarnych najważniejsze są momenty, po których sprawdzenie jakości staje się trudne lub niemożliwe. Dlatego wpisy trzeba planować przed zakryciem bruzd, zasypaniem wykopów, wykonaniem posadzek i zamknięciem szachtów. Jednocześnie dokumentacja powinna łączyć stan wykonany z rysunkiem, protokołem oraz decyzją osoby uprawnionej.
Przed zakryciem instalacji
- Określ lokalizację: podaj kondygnację, osie, pomieszczenia, szacht albo odcinek między węzłami.
- Wskaż dokumentację: wpisz numer rysunku i rewizji, a przy zmianie również jej uzgodnienie.
- Opisz elementy: podaj materiał, średnicę, klasę lub istotne cechy systemu.
- Zapisz kontrolę: połącz wpis z protokołem, wynikami pomiarów i osobami uczestniczącymi.
- Uzyskaj decyzję: jednoznacznie zapisz dopuszczenie do izolowania, zasypania albo zabudowy.
Podczas prób i rozruchu
Ponadto próba instalacji wodociągowej, gazowej, grzewczej lub kanalizacyjnej wymaga opisu innego niż zwykłe zakończenie montażu. Jednocześnie wynik powinien odpowiadać właściwej procedurze, a dokument musi identyfikować przyrząd i granice badanego układu. Z kolei rozruch pompowni, kotłowni albo wentylacji wymaga zapisania nastaw, pomiarów i stanu zabezpieczeń.
Jak przejść z papierowego dziennika do EDB?
Co więcej, Prawo budowlane pozwala kontynuować papierowy dziennik w postaci elektronicznej. W takim przypadku inwestor występuje o wydanie EDB. Następnie, po jego wydaniu, inwestor albo kierownik budowy zamyka wpisem dziennik papierowy. Natomiast dziennika prowadzonego elektronicznie nie można później kontynuować na papierze.
Zamknięcie EDB i zakończenie budowy
Ostatecznie po zakończeniu robót kierownik budowy zamyka dziennik wpisem. W przypadku EDB system nadaje mu natomiast status „zamknięty”. Jeżeli później trzeba kontynuować roboty, inwestor może ponownie nadać kierownikowi uprawnienia, natomiast po zawiadomieniu o zakończeniu budowy lub złożeniu wniosku o pozwolenie na użytkowanie wymaga to udziału właściwego organu nadzoru budowlanego.
Przed zamknięciem warto sprawdzić, czy wpisy branżowe odpowiadają dokumentacji powykonawczej. Ponadto numery protokołów, rysunków zamiennych, inwentaryzacji i odbiorów powinny prowadzić do rzeczywistych dokumentów. Dzięki temu EDB nie jest samotnym rejestrem, lecz czytelnym przewodnikiem po całej dokumentacji budowy.
Najczęstsze błędy w elektronicznym dzienniku budowy EDB
Podstawy prawne i oficjalne materiały
- Prawo budowlane – urzędowy tekst ujednolicony PDF, zwłaszcza art. 47a–47v.
- Ustawa z 4 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1847 – urzędowy PDF, wprowadzająca termin 31 grudnia 2031 r.
- Rozporządzenie MRiT z 22 grudnia 2022 r., Dz.U. 2023 poz. 45, określające sposób prowadzenia dziennika oraz systemu EDB.
- Oficjalny system Elektroniczny Dziennik Budowy GUNB.
- GUNB – informacje o działaniu i rolach w EDB.
Przeczytaj także
Checklista kierownika robót instalacyjnych
- ✅ Czy dziennik wydano na właściwą decyzję albo zgłoszenie?
- ✅ Czy inwestor przydzielił role, a uczestnicy potwierdzili ich przyjęcie?
- ✅ Czy każdy wpis identyfikuje miejsce, zakres i etap robót?
- ✅ Czy wpis wskazuje aktualny rysunek projektu oraz jego rewizję?
- ✅ Czy roboty zanikające odebrano przed zakryciem lub zasypaniem?
- ✅ Czy wynik próby powiązano z dokładnym odcinkiem i numerem protokołu?
- ✅ Czy odrębne dokumenty zawierają wymagane dane, kwalifikacje i podpisy?
- ✅ Czy zmiany personalne mają wpis o stanie zaawansowania i zabezpieczeniu?
- ✅ Czy błędy sprostowano nowym wpisem z uzasadnieniem?
- ✅ Czy dokumentacja powykonawcza odpowiada stanowi opisanemu w EDB?
Elektroniczny dziennik budowy EDB – podsumowanie
Podsumowując, elektroniczny dziennik budowy EDB nie jest już rozwiązaniem zapowiadanym na nieokreśloną przyszłość. Dzienniki papierowe mogą być wydawane do 31 grudnia 2031 r., natomiast od 1 stycznia 2032 r. nowy dziennik będzie co do zasady elektroniczny. Jednocześnie prawidłowo wydany wcześniej papier nie staje się nieważny tylko z powodu tej daty.
Najważniejsza pozostaje jednak treść dokumentacji. Dlatego wpis powinien identyfikować roboty, ich lokalizację, podstawę projektową, wynik kontroli i decyzję dotyczącą kolejnego etapu. Ponadto skan pomaga odnaleźć protokół, lecz nie usuwa obowiązku sporządzenia odrębnego dokumentu, jeżeli wymagają go przepisy, projekt albo procedura odbiorowa.
FAQ – elektroniczny dziennik budowy EDB
Od 1 stycznia 2032 r. nowych dzienników papierowych co do zasady nie będzie się już wydawać dla robót wymagających prowadzenia dziennika. Ustawa przewiduje wyjątki dla wskazanych terenów zamkniętych. Papierowy dziennik prawidłowo wydany wcześniej nie traci jednak automatycznie ważności tylko z powodu tej daty.
Tak. Art. 47g ust. 5 Prawa budowlanego pozwala wydać dziennik, gdy inwestor nabył prawo wykonywania robót na podstawie zgłoszenia. Nie oznacza to jednak, że każde zgłoszenie automatycznie wymaga prowadzenia dziennika budowy.
Inwestor występuje o wydanie EDB, a właściwy organ wydaje dziennik przez zapewnienie dostępu w systemie. Za prowadzenie dziennika zgodnie z ustawą odpowiada kierownik budowy. Inni uprawnieni uczestnicy, geodeta i upoważnieni kontrolujący dokonują wpisów w zakresie swoich ról.
Nie automatycznie. Skan potwierdza istnienie i treść kopii dokumentu, lecz odrębny protokół nadal musi spełniać wymagania dotyczące zakresu, podpisów, kwalifikacji i formy, jeżeli wynikają one z przepisów, projektu, normy, DTR albo procedury odbiorowej.
Tak. Inwestor występuje o wydanie EDB, a po jego wydaniu inwestor albo kierownik budowy zamyka wpisem dziennik papierowy. Natomiast dziennik elektroniczny może być dalej prowadzony wyłącznie elektronicznie.
Błędu nie usuwa się przez zmianę historii. Należy dodać kolejny wpis z prawidłową treścią oraz uzasadnieniem korekty. W sprostowaniu warto wskazać wcześniejszy wpis, którego dotyczy zmiana.
